Письмо с просьбой подписать акт сверки образец. Что такое сопроводительное письмо к акту сверки

30.08.2019

Бывают ситуации, когда необходимо проконтролировать движение денежных средств и товаров между партнерами по бизнесу. Это могут быть как спорные моменты, так и просто взаимный контроль.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.

Или позвоните нам по номеру:

Это быстро и бесплатно !

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Документ, который составляют бухгалтера предприятий, сотрудничающих друг с другом, называется актом сверки взаиморасчетов. Выписывается он по итогам сверки платежных документов с выданными фактурами. Результат, получившийся по окончании сверочных мероприятий фиксируется бухгалтерами с обеих сторон. Если есть разногласия или несовпадения это записывается отдельной строкой в этом же документе.

Специальной формы для проведения сверки нет, но каждая организация вправе самостоятельно разработать и утвердить образец данного акта.

Существуют общепризнанные требования к тому, какие пункты обязательно должны присутствовать в акте.

Полное , между которыми производится сверка взаиморасчетов;
Порядковый номер акта сверки;
Дата проведения данной процедуры;

Естественно, что документ должен быть завизирован представителями обоих предприятий.

Акт сверки взаиморасчетов между контрагентом — тема этого видео:

Виды таких документов

Законодательство не предполагает особой утвержденной формы этого документа. Поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать и время проведения контроля, период и оформление результатов сверки.

Например, акт сверки между контрагентами обычно составляется за определенный срок сотрудничества. Эта необходимость возникает в том случае, когда планируются долгосрочные торговые отношения и нужно свериться по предыдущим поставкам и оплатам. В данном случае это может быть после месяца или года совместной работы. Акт сверки должен быть составлен в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами. Хранится он обычно в бухгалтериях предприятий.

В случае, когда у одной из контрагентов в акте делается соответствующая запись о сроках погашения оной.
Если же не получается договориться о сроках погашения, акт сверки взаиморасчетов может понадобиться при судебном разбирательстве.
Если между организациями отношения строятся на основании договора, то при заключении его следует обратить внимание на пункт, в котором оговариваются действия с актом сверки. Если пункт такой в договоре есть, то стороны обязаны проводить сверочные мероприятия в сроки, указанные в документе. Если какая-либо из сторон не выполняет данный пункт соглашения это может быть чревато штрафными санкциями.

Между предприятием, или и налоговой инспекцией сверки могут проводиться в следующих случаях:

При переходе под контроль другой налоговой инспекции;
При или реорганизации;
Если у налогоплательщиков очень большие финансовые обороты. В этом случае акты сверок проводятся периодично, согласно графику.

Данные процедуры могут быть инициированы как налоговой инспекцией, так и представителем организации или предпринимателем.

Скачать бесплатно бланк акта сверки взаиморасчетов можно , а пример — посмотреть ниже.

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов

Форма акта

Данный акт представители организаций, проводящих сверку могут составлять в том виде, в каком считают нужным. Но, в любом случае, в этом документе обязательно должны присутствовать сведения о том,

За какой промежуток времени составлен акт;
Между кем (наименование предприятия или );
На основании чего (порядковый номер, число, месяц и год заключения договора).

в левой колонке исходя из данных первой организации;
в правой колонке, данные второй организации.

В конце документа указываются итоговые цифры или конечное сальдо. Подписан документ должен быть сторонами, участвовавшими в сверке и заверен печатями обеих партнеров, если таковые имеются.

Если одна из сторон не согласна с результатами и отказывается от подписания, следует сделать запись «от подписи отказался» и указать причину отказа.

Нюансы отражения в программе 1С

При помощи современных программ проводить сверки между партнерами по бизнесу стало намного быстрее и удобнее. Достаточно просто открыть 1С и зайти в нужную вкладку. Буквально через несколько секунд вы сможете получить полный отчет по движению ваших товаров, услуг и денежных средств.

Бланк акта обычно делится на две половины. В левой части, например, заполняете вы свои данные, а в правой половине должен будет заполнить ваш контрагент после получения документа от вас. Все данные внесенные вами с итоговым результатом нужно электронно отправить партнеру. После этого контрагент заполнит свою часть документа, подпишет ее и отправит вам обратно.

Если ваш партнер согласен с результатами сверки и подтверждает их, можно будет поставить галочку в окошечке «Сверка согласована». После этого изменить этот документ вы не сможете. Он останется в памяти программы и зафиксирует итог.

Важно! Если контрагент не согласен с результатами сверки и не подписывает акт, данный документ не будет иметь юридической силы при судебных разбирательствах.

О некоторых нюансах отражения такого акта в 1С Бухгалтерия расскажет это видео:

Сопроводительное письмо

Если вы отправляете свои сверочные данные контрагенту для сверки нужно приложить к акту сопроводительное письмо. В этом документе нужно будет написать за какой промежуток времени предоставлены вами сведения.

Следующим пунктом нужно установить сроки подписания документа и отправки его вам в готовом виде.
Укажите способ доставки документа.
В случае, если ваш партнер не согласен с результатами сверки стоит предложить ему вариант, при котором он сможет предоставить документальное подтверждение разногласий. Как вариант это может быть протокол разногласий. В нем указывается несоответствие представленных фактур или платежных документов. И прилагаются их копии.

8 804 333 71 85 (Звонок Бесплатный)
Это быстро и бесплатно !

Понравилась статья?

Вконтакте

Одноклассники

Чтобы наглядно обозначить ход расчетных операций с организациями-контрагентами стоит составить акт сверки взаиморасчетов. Регулярное его заполнение позволит своевременно обнаруживать недочеты в отчетности, при их наличии готовится протокол разногласий. Правильно оформлять бланк в 1С Розница - обязанность бухгалтерского отдела. Он заполняется и подписывается в двух экземплярах, иногда прикладывается сопроводительное письмо. Образец в форматах doc и excel можно читать и скачать бесплатно в конце статьи.

Унифицированная форма для проверки операций между контрагентами отсутствует. Основанием для этого служит Письмо Минфина от 18.02.2005 г. № 07-05-04/2. В связи с этим организациями разрабатывается собственная форма для заполнения, а также протокол разногласий.

В содержании бланка в 1С Розница прописываются данные о финансовых операциях за определенный период. Подписывать его будет бухгалтерия. Готовится два экземпляра: один бланк нужен для организации, другой для контрагента. В конце форма содержит печать организации. Данные подтверждаются подписями директора и главного бухгалтера. Готовый акт сверки взаиморасчетов, скачать который можно ниже, направляется в бухгалтерский отдел предприятия-контрагента.

Когда бланк доставлен, контрагентами проверяются данные о финансовых операциях с собственной базой, вносятся свои данные. Если документ с расхождениями, они фиксируются в конце текста или отправляется протокол разногласий. Заполненный в 1С Розница образец должен подтверждаться подписями главного бухгалтера и директора, при наличии печати ставится оттиск. Как уже упоминалось, бумагу нужно правильно составить в двух экземплярах. Один бланк остается в бухгалтерии, другой отправляется организации-инициатору проверки.

Важно! Сверка между контрагентами в 1С производится как по конкретной операции, так и по перечню расчетов за конкретный период.

Как быть в случае спора

Если предприятие-контрагент отказывается подписывать акт сверки взаиморасчетов, и недочеты подтверждены документально, заполнен протокол разногласий, после чего дело может быть передано в суд. Иногда в содержании прописывается, в какой срок должен быть возвращен заполненный образец или выплачен долг.

Когда между контрагентами ведется спор и одна из сторон отказывается выполнять обязательства по договору, в суд подается следующий перечень документов:

акт сверки взаиморасчетов, подписанный директором и утвержденный печатью (скачать образец можно ниже);
другие бумаги, подтверждающие задолженность контрагента;
исковое заявление.

Подписанный предприятием-контрагентом акт выступает как косвенное признание задолженности. Если документ не был подписан, это расценивается как отказ признать долг.

Важно! При отсутствии имущественных споров для подтверждения достаточно подписи главного бухгалтера. Однако для судебного разбирательства в дальнейшем такой документ не должен использоваться.

Срок исковой давности ограничивается тремя годами. В согласии с Гражданским кодексом, если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, период должен прерваться и считаться заново уже с этой даты.

Как дополнение к документу высылается сопроводительное письмо. Оно подтверждает факт пересылки и отражает количество экземпляров. В письмо может быть включена дополнительная информация об этих документах. Оно содержит просьбу рассмотреть, подписать и подтвердить печатью бланки, а один экземпляр отправить организации-инициатору. Далее можно скачать акт в разных форматах.

В первую очередь, является необходимой нормой делового этикета. Порочная практика передачи документов нарочным явно показывает неэффективность доставки, исключает официальную регистрацию. Как следствие, документ до руководства хозяйствующего субъекта просто не доходит, чем пользуются заядлые неисполнители контрактов.

Наличие сопроводительного письма обеспечивает исполнителю акта сверки фиксацию даты отправки и содержание отправления. По обращению всегда можно отследить, когда контрагенту было выслано уведомление о необходимости подтвердить имеющуюся задолженность ил отсутствие таковой. Письмо всегда можно приложить к пакету документов, отправляемых вместе с иском в суд или представить проверяющим.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.

Или позвоните нам по номеру:

Это быстро и бесплатно !

Что такое сопроводительное письмо к акту сверки

Понятие и суть

Большинство бухгалтерий до сих пор используют прикрепительные талоны, на которых указана просьба возврата в определенный срок отосланного документа. Практика взаимоотношений показывает, что такая методика работает только для некоторых организаций, в которых у бухгалтеров «есть время» на работу с актами сверок. Для того чтобы в директивном порядке обеспечить возврат бухгалтерских документов, следует оформлять сопроводительное письмо.

В идеале лучше всего использовать фирменный бланк организации. В таком случае упрощается оформление самого письма, на котором уже будут реквизиты отправителя.

Содержание обращения должно быть написано доступно и ясно.
В теле письма обязательно нужно указать ссылку на документ его номер (в настоящее время организации обязали вести сквозную нумерацию бухгалтерских документов), а также рекомендации по срокам исполнения.
При необходимости, в содержании можно указать в указанно размере.

Как грамотно написать

Для того чтобы соблюсти деловую этику и воздействовать на получателей письма необходимо написать текст со следующими фразами:

В связи с проведением ревизии финансово-хозяйственной деятельности (инвентаризации расчетов) направляем в ваш адрес акт сверки такой-то, за период;
Просим вас в такой-то срок подтвердить (подписать) сведения и вернуть документ по указанному адресу;
Ссылка на норму действующего законодательства, в частности, Гражданский Кодекс, например: в случае не возврата документа, равно как и отсутствия будем считать .

Образец заполнения сопроводительного письма к АС

Сроки для представления

Действующим законодательством не предусматривается ни форма акта сверки, ни сроки его исполнения. При грамотном оформлении хозяйственного договора стороны стараются указывать необходимость его исполнения, а также сроки проведения проверки данных.

На сегодня фактически контрагенты не имеют или . По этой причине срок для возврата подписанных документов обычно указывается в сопроводительном письме.

График предоставления

За утверждение плана отработки актов сверок на предприятии утверждается главным бухгалтером, после чего принятые обязательства отражаются в . Исходными данными для разработки графика являются частота проверок организации, запросов от налоговой инспекции и объем исходящих исков.

Обычно для предприятий среднего и малого бизнеса бывает достаточным формирование годовых актов сверок.
Для крупных организаций , в которых проходит большое количество отгрузок и платежей, издание актов сверок происходит ежеквартально. Отправление документов обычно происходит одновременно с «предъявкой», — до 10 числа следующего месяца.

Совсем по-другому развиваются события, когда предстоит сверка с налоговой инспекцией. Порядок проведения такой процедуры закреплен в приказе 01/444 2005 года. Своим правом инспекция пользуется в следующих случаях:

Ежеквартально в отношении налогоплательщиков, относимых к категории крупных. Согласно графику, срок представления устанавливается до 15 числа следующего месяца;
При перерегистрации предприятий – смене налоговой инспекции;
В случае, если организация исключается из по причине или реорганизационных действий.

Согласно нормативным документам срок, отводимый для проведения сверки, устанавливается на 10 дней. По истечении этого времени налогоплательщик обязан вернуть второй экземпляр акта. Для случаев, когда выявлены расхождения, срок увеличивается до 15 дней.

Сроки хранения АС

Для определения продолжительности хранения инвентаризационных документов обращаются к норме Закона 129 от 2001 года. Согласно пункта 163 специального перечня, для актов сверок устанавливается период нахождения в архиве организации не свыше 5 лет. При этом не значит, что этот срок отсчитывается с момента издания документа. Начало периода следует определять как крайнюю дату его действия (например, по сентябрь 2016) или дату обревизования.
Срок исковой давности

При невыполнении какой-либо стороной хозяйственного договора своих обязательств, акт сверки направляется в суд в составе пакет документов к иску. При этом считается, что сам акт служить основанием для истребования долга не может, поскольку отсутствие утвержденной формы делает его лишь косвенным основанием для взыскания. В практике хозяйствующих субъектов нередко акт сверки используется как средство пролонгации срока исковой давности. Правда, для этого надо будет добиться от своего контрагента подписания документа. С этого момента будет считаться, что оппонент признает свой долг, срок исковой давности в 3 года прервется и начнет исчисляться заново.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: