В статье подробно описывается порядок составления и форма такого документа, обстоятельства, предполагающие необходимость его оформления. Особое внимание уделяется работе комиссии и обязанностям уполномоченных лиц предприятия по соблюдению процедуры приема-передачи трудовых книжек и их хранению в организации в течение установленного срока.

Одним из самых важных кадровых документов является трудовая книжка. Так как это бланк строгой отчетности , контроль над его заполнением и сохранностью чрезвычайно высок. Для осуществления указанной деятельности руководитель назначает отдельного сотрудника.

В случае, если работник, которому вменена в обязанность данная кадровая задача, не может выполнять свои обязанности (при увольнении или по болезни), то возникает необходимость издания акта приема-передачи указанных кадровых документов новому сотруднику.

Как составить документ

Для наделения нового работника полномочиями, на предприятии составляется акт. Создание этого документа позволяет законно передать дела новому работнику, дополнительно оценивая качество работы предыдущего кадровика. Акт готовит специальная комиссия , состоящая из сотрудников нужной квалификации. Состав – не менее двух человек. Для утверждения комиссии выпускается соответствующих приказ, который визируется руководителем лично.

В приказе фиксируется следующая информация:

• правила формирования комиссии, ее численный и персональный состав;
• правила сбора информации, отражение результатов работы комиссии.

Комиссия должна проверить правильность заполнения трудовых книжек, ведения журналов и книг учета. Только после проведения проверки, дела передаются новому работнику.

Так как акт приема-передачи не имеет унифицированной формы , организации имеют право разработать ее на свое усмотрение. Форму желательно зафиксировать в своей учетной политике, чтобы при возникновении похожей ситуации не создавать документ заново.

Документ предпочтительно оформлять на бланке организации.

Требования к содержанию акта едины для организаций всех форм собственности. Обязательно включение следующей информации:

• реквизиты организации;
• дата и место создания акта;
• Ф.И.О. и должности лиц, которые участвуют в процессе приема-передачи;
• перечень участников комиссии;
• информация о результатах проверки.

Если информации много – возможно составление нескольких страниц. Все листы прошиваются суровой нитью. С обратной стороны на крепеже ставится печать организации и подпись уполномоченного лица, а также указывается текущая дата и число листов.

Для придания юридической силы документу важно, чтобы каждый член комиссии оставил на нем свою подпись. По завершении работы комиссии, готовый акт отправляется в архив организации до востребования.

Образец грамотного составления акта

Вся информация о трудовых книжках, как правило, собирается в таблице.

В графах указывается:

1. Ф.И.О. владельца.
2. Серия и номер документа.
3. Наличие вкладышей.
4. Примечания.

В шапке прописываются:

1. Реквизиты организации.
2. Дата создания.
3. Порядковый номер.
4. Утверждающая виза директора.

Ниже таблицы указывается общее число внесенных в нее документов.

Если дополнительно передаются пустые бланки, то составляется вторая таблица с их перечнем и описанием.

Акт завершается подтверждающими подписями членов комиссии. Рядом прописывается должность сотрудника и расшифровка подписи.

Обязанности и ответственность уполномоченного лица

Так как в трудовых книжках содержится информация о стаже работника, – контроль над их заполнением повышен. Согласно нормам действующего Законодательства полную ответственность за них несет работодатель.

Для грамотного учета работодатель может поручить дела отдельному сотруднику, обладающему нужной квалификацией.

Фиксируются его обязанности в должностной инструкции. Для наделения этого работника полномочиями издается приказ .

Документ составляется на бланке организации и содержит следующую информацию:

• цель создания;
• должность сотрудника, наделяемого полномочиями;
• должность работника, который будет выполнять обязанности ответственного лица при его отсутствии.

Приказ возлагает на лицо перечень обязанностей:

• грамотно вести трудовые книжки (принятие на работу, увольнение, дисциплинарные взыскания, награды, исправление ошибок);
• осуществлять учет в расходно-приходной книге учета бланков и в книге учета;
• нести ответственность за сохранность книжек.

Работа с кадрами накладывает определенную ответственность. Работодатель вправе назначить дисциплинарное взыскание в случае допущения ошибок . Такая ситуация оформляется приказом. В зависимости от степени допущенной оплошности применяются следующие наказания:

• устное замечание;
• выговор с занесением в личное дело;
• увольнение;
• компенсация материального ущерба.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание, если имеет основания не согласиться с ним. Разрешением споров по обжалованию занимается трудовая инспекция или суд.

В некоторых случаях, при несоблюдении должностной инструкции, сотрудник может столкнуться с материальной ответственностью :

• при несвоевременном предоставлении книжки работнику (если это послужило препятствием при устройстве на новую работу, в связи с чем сотрудник получил финансовые потери);
• при некорректном заполнении причины увольнения, которая помешала сотруднику устроиться на новую работу – в этом случае уволенный работник имеет право потребовать возмещения морального вреда в судебном порядке.

В особо редких случаях может наступить уголовная ответственность :

• если работодатель нарушил права сотрудника, предоставив ему заведомо ложную информацию — в этом случае суд обяжет организацию выплатить штраф, либо лишит должностное лицо полномочий на срок от двух до пяти лет;
• внесение в документы недостоверных данных влечет за собой ответственность в виде штрафа, назначения исправительных работ или лишения свободы;
• порча документов, кража с корыстной целью – штрафные санкции, либо исправительные работы.

Вопросы достоверности информации в трудовой книжке и контроля ведения указанных кадровых документов рассмотрены в нижеследующем информационном видео.

Как видно, для осуществления функций по ведению трудовых книжек от сотрудника требуется предельная внимательность. Поэтому постоянное повышение квалификации в своей сфере тщательный инструктаж назначенного лица позволят предотвратить возникновение спорных ситуаций между работниками организации и руководством.

Согласно российским законам, трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности. Ведением этих документов занимается сотрудник, который назначается приказом руководителя. Просто взять и отдать трудовую нельзя. Существует специальный акт приема-передачи трудовых книжек, образец которого и будет рассмотрен.

Законодательные основы

Порядок оформления трудовых и их хранения определен законодательными нормами, в частности постановлением правительства РФ 225. Здесь утвержден бланк трудовой книжки, а также инструкция по ее заполнению.

Кроме этого, в документе указаны правила по контролю за движением трудовых. Сотрудник обязан вести такие журналы, как:

1. Книга учета трудовых и вкладышей к ним.
2. Приходно-расходная книга бланков.

Последний журнал заводится для учета новых купленных бланков на основании кассового ордера. А книга учета отслеживает движение документации по приему и увольнению сотрудников.

Для чего необходимо

Как уже было сказано, за ведение журналов отвечает уполномоченный сотрудник, назначаемый специальным приказом по организации. Но может случиться так, что этот работник заболеет, уйдет в отпуск или предприятие будет реорганизовано через присоединение. Следовательно, и ведение трудовых будет поручено стороннему лицу. И в этом случае просто составить приказ о временном выполнении обязанностей по кадровому делопроизводству будет недостаточно. Необходимо будет сформировать акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

При данных обстоятельствах все стороны заинтересованы в достоверности передаваемых данных. Согласно приказу по организации, на лиц, передающих и принимающих, ложится обязанность по сохранности документов, а за ненадлежащее хранение и ведение полагается административная ответственность.

Именно по этой причине стороны должны внимательно сверить количество трудовых и вкладышей к ним с внесенными записями в журнале.

Оформление

Так как закон не регламентирует конкретной формы передачи трудовых от одного сотрудника другому, сам акт приема-передачи трудовых книжек (образец будет представлен далее) можно оформить в произвольной форме, но с подробным указанием всех данных.

При необходимости передавать кадровые документы в организации посредством приказа создается специальная комиссия, которая и будет перенимать дела и проверять все данные, указанные в журналах.

Комиссия состоит из следующих сотрудников:

1. Начальник отдела кадров.
2. Юрист.
3. Заместитель директора.
4. Сотрудник отдела кадров, передающий дела.
5. Сотрудник отдела кадров, принимающий дела.

Составление

Акт приема-передачи трудовых хоть и не имеет установленных форм, должен учитывать ряд обязательных условий. Рассмотрим подробнее содержание и форму документа. В акте обязательно нужно отобразить следующую информацию:

• реквизиты организации и название документа;
• дата формирования документа и место нахождения организации;
• порядковый номер записи;
• реквизиты каждого сотрудника, чья трудовая книжка хранится в отделе кадров, также должна быть указана должность каждого работника;
• серия и номер трудовой книжки, а также вкладыша при факте его существования;
• дата поступления сотрудника на работу либо оформления трудовой книжки;
• примечания, касающиеся сведений о документе (например, невостребованность после расторжения трудового договора).

Далее приводится общность данных: сколько всего трудовых книжек, вкладышей к ним зафиксировано. После составляется еще таблица, где отражается информация по неиспользованным бланкам трудовых, а также вкладышей, которые приобретаются на случай утери или порчи документов.

В заключение прописывается факт передачи как трудовых книжек и вкладышей, так и самих журналов: движения перечисленных документов и их учета.

Подписи

После того как акт о передаваемых документах заполнен, он должен быть подписан всеми представителями комиссии, присутствующими при инвентаризации документов. Так, члены комиссии подтверждают свое согласие о наличии всех трудовых на предприятии.

Кроме этого, акт приема-передачи трудовых книжек (образец представлен ранее) должны подписать сотрудники, которые передают и принимают документы. Их подписи стоят в графе «передал-принял», тем самым указывая на снятие и передачу соответствующих полномочий.

Те сотрудники, чьи документы инвентаризируются, подписи не ставят.

Форма акта, естественно, только письменная. Она поможет избежать возможных дальнейших вопросов и двояких ситуаций. Самое главное, данный акт избавит сотрудников от возможной ответственности за неправильное ведение кадровых документов.

В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?

Основные сведения

Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.

Он отвечает за его ведение и сохранность, транспортировку. Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом.

Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:

• номер по порядку;
• перечень сотрудников и их личные данные;
• серия и номер трудовой книги;
• дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
• примечания.

После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:

1. Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
2. Проверка правильности заполнения документов комиссией.
3. Проверка комиссией отсутствующей документации.
4. Составление акта приема и передачи трудовых книг.

При увольнении

При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.

Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.

Перед работодателем возникает проблема – как организовать передачу документов. Идеальный вариант – прием нового кадровика до момента увольнения старого.

Но такое не всегда возможно. Новый сотрудник вправе приступить к работе только после увольнения предыдущего работника.

Процесс передачи документации при увольнении включает такие этапы – создание комиссии, проверка документации и составление передаточного акта.

Как только назначена комиссия и проверена документация, необходимо приступать к оформлению акта приема и передачи. Составляется он в произвольной форме.

В документе отражаются названия документов и дел, период времени, количество и данные об отсутствующих документах. Обнаруженные недостатки необходимо отобразить в акте.

Если новый работник кадровой службы не принят, оформляется акт приема-передачи, по которому уволенный кадровик сдаст документы без проверки, например, главному бухгалтеру.

Прием-передача трудовых книжек оформляется отдельным актом. В акте перечисляются имеющиеся трудовые книжки.

Также указывается – данные о владельце, серия и номер документа, число книжек и вкладышей. Если трудовая книжка выдается на руки работнику, акт не составляется.

Если он согласен с увольнением, пишется заявление о выдаче трудовой книжки. Если сотрудник не согласен с фактом увольнения и считает решение начальства незаконным, то создается комиссия и оформляется акт.

При реорганизации в форме присоединения

Реорганизация предприятия – процесс длительный и сложный. Законодательство выдвигает множество требований, среди которых – оформление передаточного акта.

Реорганизация в форме присоединения – процесс, при котором одно предприятие передает свои обязательства другому и присоединяется к ней с целью ведения общей деятельности.

Процесс реорганизации не отменяет обязанность вести учет и хранить трудовые книжки. Новый работодатель должен получить их по акту.

Составляется он после проверки книжек, которые хранятся в реорганизованной организации. Оформляется в произвольной форме.

В документе указывается – данные владельца книжки, серия и номер документа, данные об отсутствии книжек или повреждениях.

В акте следует зафиксировать факт передачи бланков книжки и вкладышей.

Обязательное условие – указать сведения о лице, которое занималось составлением передаточного акта. Также включить информацию о нескольких свидетелях, присутствовавших при составлении.

При приеме на работу

Зачисление сотрудника на работу оформляется приказом. На основании этого документа работники отдела кадров заполняют и трудовую книжку.

При приеме на работу сотрудник обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. Заполнить документ кадровик обязан в течение недели после поступления на должность.

Принять трудовую книжку сотрудник кадровой службы обязан по специальному акту. В нем указать дату принятия книжки, от кого принимается.

Заверить акт своей подписью и печатью. Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией.

Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки.

Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.

Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное.

Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника.

Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.

Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

О списании испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

О непредоставлении трудовой книжки

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Требования к оформлению

Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.

Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

• наименование компании;
• название;
• дата подписания и номер;
• место составления;
• заголовок;
• подпись руководителя и ответственных за составление лиц.