Любая информационная технология в объектах организационно-экономического типа есть совокупность взаимосвязанных информационных процессов. Каждый из процессов в спою очередь содержит определенный набор операций, реализуемых теми либо иными средствами. Задача технологии – получение из исходного информационного ресурса качественно нового информационного продукта, на основе которого может быть принято обоснованное управленческое решение. Поскольку информационный ресурс обрабатывается (преобразуется), необходимо знать его виды и качественные характеристики. Организационно-экономическая или бизнес-деятельность связана с особым продуктом, называемом экономической информацией.

Экономическая информация как понятийная категория по своей природе, с одной стороны, соответствует понятию "информация", а с другой – отражает особенности своей среды функционирования, т.е. экономики.

Чаще всего под этим термином понимается преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. В более формализованном определении под экономической информацией понимается объективизированное воплощение знаний об экономических отношениях и процессах воспроизводства материальных, трудовых и стоимостных ресурсов и услуг, ожидаемых или реализуемых на практике и устраняющих неопределенность в отношении исхода этих процессов и услуг.

Однако экономическая информация не только воспроизводит состояние и направление развития экономических объектов и отраслей, но и выявляет механизм взаимосвязей между их звеньями. Таким образом, экономическая информация – это совокупность сведений, используемых для планирования, учета, контроля, регулирования при управлении бизнес-объектами. Поскольку экономическая информация обеспечивает решение бизнес-задач управления в объектах различного типа и иерархии, она выступает и как разновидность управленческой информации. При этом в информационных процессах она играет двоякую роль: как предмет труда (возникшая первоначально) и как продукт труда (обработанная и пригодная для использования). Отсюда при рассмотрении экономической информации с кибернетических позиций можно сделать вывод, что она есть некоторое приращение исходных сведений в пользовательский продукт, используемое с целью принятия решений, направленных па обеспечение заданного состояния бизнес-объекта и его оптимального развития.

Экономическая информация не возникает сама по себе. Она обязательно имеет свой источник и своего потребителя. Ее можно увидеть, услышать, получить, прочитать, передать, записать и хранить, изменить и уничтожить. Эти свойства экономической информации позволяют отнести ее к особой категории материальных объектов и рассматривать как специфический элемент информационно-коммуникационных систем управления. Как особое свойство материи экономическая информация не может существовать без своего носителя и средств перемещения ее во времени и пространстве. Носителем информации может быть не только сам материальный объект, непосредственно физически наблюдаемый, но и его образ в виде световых, звуковых, магнитных, электрических либо других видов сигналов и состояний.

Экономическая информация как особый элемент систем управления может рассматриваться (классифицироваться) с самых различных сторон.

Прежде всего она подразделяется по характеру принадлежности к сфере материального производства и к непроизводственной сфере, а внутри – по отраслями и подотраслям хозяйствующих субъектов. По временны́м стадиям, т.е. функциям управления, выделяется прогнозная, плановая, учетная, статистическая, аналитическая информация. Вид готовящегося управленческого решения позволяет классифицировать экономическую информацию на стратегическую, тактическую и информацию оперативного управления.

Важными критериями классификации экономической информации являются соответствие ее отражаемым процессам и состояниям (достоверная и недостоверная ), а также полнота отражения события (достаточная, недостаточная, избыточная ).

Содержательная сторона циркулирующей в разных объектах информации зависит от ее отраслевой принадлежности и уровня управления. Тем не менее, в процессе обработки информация проходит стадии, общие для управления разными экономическими объектами. Обобщенная упрощенная схема обработки, отражающая назначение информации и источники ее возникновения, представлена на рис. 1.3.

Рис. 1.3.

Относительно технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную информацию.

С позиций управления системой входная информация (1) поступает в орган управления извне, откуда далее в виде управляющей информации (3) передается объекту управления. Однако для выработки управленческих решений в технологической подсистеме входной информацией считается и первичная информация, которая получается в результате непосредственного измерения или подсчета. Для объектов промышленного производства – это объем выпущенной продукции, численность рабочих, время простоев, запасы на складе и т.д., для банков и финансовых компаний – процентные ставки, объемы активов и пассивов, кредитов и депозитов, действующие нормы выплат по ним и т.д. Первичная информация теснее всего соприкасается с конкретной стороной деятельности управляемых экономических объектов, причем включает как медленно изменяющиеся (условно постоянные), так и оперативные (переменные) данные. Особенность первичной информации заключается в том, что она, как правило, содержит объемные характеристики объектов. Эти объемные характеристики, обрабатываемые затем совместно с нормативно-справочными данными, позволяют получить подробную оценку фактического состояния и динамики управляемого объекта. С точки зрения процесса управления обработанная информация выполняет роль обратной связи (4), поступающей от управляемого объекта и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта (5). Остальная часть входной информации – ее иногда называют внешней – условно делится на директивную и осведомляющую и поступает из сторонних по отношению к управляющей системе объектов. Директивная информация исходит из вышестоящих органов и в зависимости от характера подчиненности может включать параметры и условия формирования экономических обязательств, плановые задания и их корректировки, выделенные лимиты. Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, а также от поставщиков, подрядчиков, транспортных организаций, банков, пенсионных фондов, страховых компаний, органов местной власти, так или иначе связанных с объектом управления. Если директивные данные непосредственно влияют на цели функционирования объекта, то осведомляющие (2) определяют условия его работы и для гибкого принятия решения должны быть вовремя переданы в управляющий орган системы. Директивные и осведомляющие данные, в отличие от первичных, преимущественно имеют стоимостный или безразмерный характер.

По стабильности изменения во времени выделяют переменную, условно-постоянную и постоянную информацию. К условно-постоянной информации прежде всего относят технологические, материальные и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, каталоги, номенклатурные справочники. Критерий стабильности информации важен при организации в рамках систем обработки экономической информации самостоятельных массивов и баз данных.

Нормативно-справочная информация, как и входная, является исходным материалом для последующей обработки. Она используется многократно и после первоначального ввода длительное время хранится в системе управления. Наиболее характерными операциями при ее обработке являются выборка данных из соответствующих массивов и их обновление. При создании информационных систем специфика хранения, обновления и использования нормативно-справочной информации обусловливает ее выделение вместе со средствами поиска и обновления в отдельную подсистему. Из нормативно-справочной и входной информации в результате обработки получается многообразная производная информация. Методы обработки информации могут быть самыми разными: от простой передачи, агрегирования и группировки до сложных экономических расчетов. Производная информация, полученная в результате таких расчетов, отражает более сложные экономические характеристики производства: себестоимость разных видов продукции, производительность труда, рентабельность.

Для сравнения характеристик текущей работы объекта с директивными заданиями часть производной информации выражается в тех же показателях, что и директивные задания. Однако производная информация значительно шире но составу и форме представления, чем входная и выходная, поскольку она отражает все разнообразие используемой информации и сложность ее обработки. Во многом она зависит от типа экономико-математических моделей, которые используются при организации процессов управления. Получение производной информации является целью обработки и определяет выбор соответствующих методов.

В управленческом процессе и процессах преобразования информации выделяется учетная, прогнозная и плановая информация. Учетная информация соотносится с фактическим процессом производства и его конкретными экономическими условиями. В нее входят как первичная информация, так и часть производной – данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о затратах ресурсов, потерях, запасах, использовании оборудования, начисленной заработной плате, налоговых и премиальных выплатах и др. Они получаются из первичных данных с использованием имеющихся нормативов, тарифов, цен, ставок и других видов нормативно-справочной информации. Специфика учета как функции управления определяет специфику обработки учетной информации и необходимость ее первоочередной автоматизации. Учетная информация описывает уже совершившиеся процессы, реально существующие условия. Она определенна и не зависит от последующих действий или принимаемых решений. В отличие от нее прогнозная и плановая информация может корректироваться при изменении условий или целей. Расчеты учетных и плановых данных образуют в некотором смысле встречные потоки. В процессе расчетов учетные данные группируются, агрегируются и идут от натуральных показателей к стоимостным, а плановые данные – наоборот, от стоимостных и укрупненных натуральных показателей к детальным данным технической подготовки и обеспечения производства. Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Так, оценка деятельности фирмы получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных. Вместе с нормативно-справочной учетная и плановая информация оказывается внутренней для органов управления и при создании информационных систем должна храниться в ее информационной базе. Над ней проводят наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач.

Окончательным итогом обработки можно считать получение выходных данных. Выходными их называют потому, что подразумевается управление ими (или контроль) со стороны вышестоящих (внешних) органов. Обычно данные при этом физически не удаляются, а участвуют в последующих циклах обработки. Часть из них поступает к объекту управления, а часть – к вышестоящим органам и другим подразделениям. Информация, поступающая к объекту управления, оказывает нужные воздействия и тем самым влияет на его дальнейшую работу. Эта информация обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют управляющей. Примером могут служить данные о фондах экономического стимулирования, показатели объема и структуры инвестиций и т.д. Информация, поступающая к вышестоящим органам, менее объемна но сравнению с первичной, она имеет характер отчетности и должна выдаваться в установленных статистическими, налоговыми и другими органами управления формах. Деление выходной информация на управляющую и отчетную достаточно условно, так как она может содержать одни и те же данные. К выходным относят также данные, поступающие к другим подразделениям и являющиеся для них осведомляющими.

Экономическая информация как материальная категория обладает целым рядом свойств. Одним из них является свойство адекватности. Адекватность информации, или соответствие создаваемого информационного образа реальному объекту, – это такое ее свойство, которое прежде всего интересует потребителя информации. Это свойство может выражаться в трех формах: синтаксической, семантической и прагматической.

Синтаксическая адекватность характеризует воспроизведение формально-структурных параметров отражения и не учитывает смысловые и полезностные параметры объекта или процесса. На этом уровне учитываются скорость обработки и передачи информации, тип носителя и способ представления информации на носителе, надежность применяемых кодов.

Семантическая адекватность выражает степень соответствия образа объекта и самого объекта. Именно этот уровень предполагает проектирование структурного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др.

Прагматическая, потребительская адеекватиость отражает отношение между информацией и ее потребителем, соответствие информации задачам управления, которые реализуются на ее основе. Прагматические свойства информации проявляются тогда, когда она соответствует интересам пользователя и целям управления.

Принципиальное значение для проектирования и реализации информационных технологий решения управленческих задач имеют следующие свойства экономической информации:

• преимущественное алфавитно-цифровое представление при ее описании;
• значительный объем переменных и постоянных данных, используемых для решения задач экономического управления;
• дискретность, ибо экономическая информация характеризует состояние объекта или процесса на определенный момент или за определенный интервал времени;
• нахождение источников информации в разных местах и невозможность их концентрации для централизации сбора и регистрации данных;
• сохраняемость при обработке на различных технологических этапах;
• возможность многократного использования одних и тех же данных, причем даже и одновременно у разных потребителей;
• сохраняемость у отправителя при передаче ее, в том числе по каналам связи;
• способность к агрегированию по разным группировочным признакам, к детализации и сжатию;
• цикличность как повторяемость стадий обработки информации для большинства технологических процессов с достаточно ограниченным кругом операций (сортировка и группировка, арифметическая обработка, сравнение, накопление итогов и др.);
• возможность длительного хранения для повторного использования без потери качества;
• самостоятельность содержания по отношению к своему носителю;
• широкое распространение различных форм документов с подтверждением их юридического статуса.

В буквальном переводе с латинского слово informatio означает разъяснение, осведомление, сообщение о каком-то факте, событии и т.п.

В кибернетике информация обычно трактуется как степень устранения неопределенности знания у получателя. Иными словами, информацией является не любое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты. Если в полученных сведениях ничего нового для получателя нет (например, два умножить на два получается четыре), то количество полученной информации будет равно нулю. И поэтому общим являются понятия данные или сведения – любые сообщения без оценки их значимости или полезности для потребителя.

Категория информации впервые использовалась американским математиком Клодом Шенноном в его книге «теория информации», посвященной процессам передачи кодированных сигналов по каналам связи. Понятие информации в настоящее время используется в основном в большей степени с философских позиций как всеобщее свойство материи к отражению, характеризующее любое взаимодействие между объектами и окружающей средой. Информация отражает сущность объекта, его свойства, а данные и сведения об объекте – это форма проявления этой сущности (аналогично как в экономической теории: цен на товар много, а стоимость только одна). Важно понимать, что информация имеет некоторые специфические свойства, отличающие ее от товара. Если у меня есть 2 книги, и я одну из них отдам, у меня останется лишь одна книга. Но если у меня есть какие-то знания, и часть из них я отдам студентам, у меня останется все, что было. Этим свойством информации пользуются многие бизнесмены, например, продавая «1С: Бухгалтерию» в каком угодно количестве экземпляров.

знания.® информация ®

Как видим, такие понятия как данные, информация и знания нельзя рассматривать как синонимы. Высшей организацией данных являются знания. Итак, данные Информацию различают по отраслям знаний: техническая, экономическая, биологическая и пр.

Экономическая информация относится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ и непосредственно связана с управлением коллективами людей.

Под экономической информацией понимают совокупность сведений, отображающих состояние или определяющих изменение и развитие народного хозяйства, всех его звеньев и элементов. Этот термин употребляется обычно как равнозначный понятию «данные».

Управление экономическими объектами всегда связано с преобразованием экономической информации.

С кибернетических позиций любой процесс управления сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть станок, цех, отрасль) и системы управления этим объектом. Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями (планом производства, например), на основании чего вырабатывает управляющую информацию.

Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) – есть не что иное, как информация. Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и экономические.

Внутри общего понятия «экономическая информация» выделены понятия учетная, финансовая, коммерческая, страховая, таможенная, банковская и другие виды.

Для доведения сведений об экономических объектах до пользователей применяются различные формы представления информации: текстовая, цифровая, графическая, штриховая, акустическая, электронная и пр. На практике часто используются и смешанные формы представления, где различные формы дополняют друг друга.

При работе с информацией имеется ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями .

С кибернетической точки зрения экономическая информация есть продукт преобразования исходных данных, используемый для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния экономики и ее оптимального развития.

Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.

Адекватность информации выражается в синтаксической, семантической и прагматической формах.

В синтаксическом аспекте отображаются только формально-структурные характеристики информации без связи с ее смысловым содержанием и полезностью для пользователя. Здесь рассматривается структура информационных сообщений на носителях, объемы данных и пр.

В семантическом аспекте отображается смысловое содержание информации и ее обобщение.

Этот уровень предполагает проектирование реквизитного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др.

Прагматическая (потребительская) адекватность отражает отношение информации и ее потребителя. Здесь отображается ценность информации для управленческой системы на каждом ее уровне, полезность информации для выработки управленческих решений.

Экономическая информация подразделяется по следующим признакам:

По отраслевой принадлежности (промышленности, транспорта, сельского хозяйства и пр.);

По источникам (входящую, внутреннюю и выходящую);

По принадлежности к производственной и непроизводственной сфере;

По стадиям воспроизводства, отражающим снабжение, производство, распределение, потребление;

По элементам производственного процесса, отражающим материальные, трудовые и финансовые ресурсы;

По временным стадиям управления – прогнозная, плановая, учетная, составления отчетности;

По полноте отражения событий – достаточная, избыточная (например, «спам»), недостаточная;

По функциям управления – учетная, плановая, аналитическая, регулирующая;

По стабильности :

• переменная – разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе финансовых операций и хозяйственных фактов;
• условно-постоянная – не меняется в течение некоторого периода (справочники, нормы и т.д.).

Для отнесения информации к тому или иному классу можно воспользоваться коэффициентом стабильности: , где , – соответственно объем информации (в символах, строках, байтах, битах и т.д.), который остается неизменным в течение некоторого периода, и общий объем информации. Принято считать, сто при > 0,5 информация является условно-постоянной.

По источнику возникновения:

• внешняя (по отношению к предприятию) – отражает состояние рынка, конкурентов, прогнозы процентных ставок, цен, налоговой политики правительства, социальную ситуацию в регионе и т.д.;
• внутренняя – возникает внутри системы (предприятия).

По форме появления:

• входная – поступающая в компьютер в форме документов, сообщений, сигналов;
• промежуточная;
• результирующая – полученная в процессе обработки входной информации.

Результирующая информация в зависимости от вида ее использования делится на информацию: 1) для конечного пользователя; 2) подготовленную для решения других задач; 3) используемую для решения той же задачи, но в последующий период. Примером информации, используемой для решения той же задачи, но в последующий период, может служить конечное сальдо материалов на конец месяца, рассматриваемое как начальное сальдо для следующего месяца.

Поистинности:

• достоверная;
• недостоверная (дезинформация).

В соответствии с данными критериями экономическая информация должна адекватно отражать состояние экономического объекта, т.е. быть достоверной, достаточной и своевременной.

Под структурой информации понимают выделение элементов, информационных единиц и установление взаимосвязи между ними. Экономической информации присущи свои структуры, в основе которых лежит ее содержательность. При наиболее распространенном подходе выделяются следующие единицы в порядке укрупнения: реквизит, показатель, массив, подсистема информационной базы, информационная база.

Реквизит (поле, элемент, атрибут) является неделимой единицей младшего ранга, несущей качественную или количественную характеристику объекта (предмета, факта и т.п.), например, наименование материала, его масса, габарит и т.д. Реквизиты-признаки отражают качественную сторону хозяйственной операции, реквизиты-основания – количественную.

Объединение реквизитов для одного объекта приводит к образованию показателя , который несет полную количественную и качественную характеристику предмета или процесса. Структура показателя может быть представлена так: сентябрь, Иванов В.И., рубли (реквизиты-признаки); 12580 (реквизит-основание).

Совокупность показателей, содержащихся в документе, формирует информационное сообщение . Группа однородных сообщений, объединенных по определенному признаку (например, требования на отпуск материалов в производство за февраль 2007 года), составляет информационный массив (файл). В решении задачи используются один или несколько файлов. Например, при составлении расчетно-платежной ведомости по заработной плате необходимы файлы-справочники (фамилии, И.О.; табельные номера работающих; видов оплат и удержаний и пр.); файлы по начислению заработной платы; файлы по удержаниям из заработной платы. Массивы (файлы) по различным признакам могут объединяться в потоки , используемые при решении различных комплексов задач управления (например, по учету труда и заработной платы, по управлению денежными потоками и пр.). Из информационных потоков формируются информационные подсистемы , образующие информационную систему объекта в целом.

При формировании базы данных в компьютерном варианте имеет смысл воспользоваться единицами, принятыми в информатике. Независимо от структуры базы для выбора технических параметров компьютера и его компонентов (оперативная память, внешние накопители и т.п.) используется единица информационного объема:

1 Byte – 1 байт – соответствует одному вводимому символу для большинства кодировочных таблиц ASCII, КОИ-8 и т.п.;

2 1 килобайт (KB) равен 1024 байт;

3 1 мегабайт равен 1024 килобайт;

4 1 гигабайт равен 1024 мегабайт и т.д.

Bit (binary digit – двоичное число) – 1 разряд двоичного кода (числа).

Bite – байт – восьмиразрядное двоичное число (код).

Систематизируя, отметим основные свойства экономической информации:

• преобладание буквенно-цифровых знаков;
• широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;
• значительный объем постоянных и переменных данных;
• дискретность, вызванная тем, что экономическая информация характеризует объект (явление, процесс) либо на определенный момент времени, либо за определенный промежуток времени;
• возможность длительного хранения;
• способность к преобразованиям, детализации, агрегированию в зависимости от поставленной задачи;
• относительная простота алгоритмов расчетов;
• тиражируемость в сколько угодном количестве экземпляров;
• принадлежность как объект собственности;
• наличие материального носителя.

Надо отличать понятие «экономической информации» от понятия «Экономические знания». Последние означают экономическую информацию, усвоенную человеком, не существующую вне его сознания и позволяющую решать задачи в экономической области.

Понятие инф. обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) – важнейшая обеспечивающая подсистема АИС – предназначена для снабжения пользователей информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. ИО – это совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.

Информационное обеспечение можно разделить на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное ИО – это системы показателей, классификаторов, кодов и документации.
Внутримашинное ИО – это различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).

Проектирования ИО, выполняется совместно с пользователями АИС, ведется с системных позиций параллельно с проектированием технологического, программного и математического обеспечения.

В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы:

• определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей;
• исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов;
• проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации;
• определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД);
• проектирование форм вывода результатных сведений.

При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров – это упорядоченный полный список однородных наименований, включающий отдельные строки - позиции.

В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы:

• Общегосударственные , предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Примерами являются классификаторы продукции, административно-территориального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д.
• Отраслевые , единые для отдельных отраслей такие, как банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
• Локальные , составленные для АИС предприятий и организаций, такие, как коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.

Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, из которого пять знаков отражают группу продукции, а шестой знак – контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак – подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак – подгруппа, а последний знак – вид продукции. Например: 5714309 – плиты облицовочные пиленые из природного камня.

Различают 2 метода классификации :

• Иерархический метод – между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс – подкласс – группа – подгруппа – вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками.
• Фасетный метод – исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет – набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц?

Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН), включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработке по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.

Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования :

• должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;
• быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;
• должны быть стабильными, часто не пересматриваться;
• иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;
• быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Код – это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной слова . В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода .

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

Наибольшее распространение получили системы кодирования : порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 – январь, 02 – февраль, 03 – март и т.д.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов – код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов – коды от 05 до 10 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака).

Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.

Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы.

В России, как и в других Европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр:

• первые три (460) означают, что товар произведен в России;
• четыре цифры – это код предприятия, которое произвело данный товар;
• пять цифр – код товара;
• одна цифра – контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.

Стандартный набор для штрихового кодирования включает:

Принтер для маркировки товаров на складе;

Электронные весы со встроенной печатью этикеток или дополнительным принтером на фасовке весового товара;

Кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале;

Мобильный терминал на складе для учета товара.

Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению потерь на воровство в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного учета).

Похожая информация.

Экономическая информация (economic information) — сведения, уменьшающие неопределенность, недостаток знаний, дополняющие представление о социально-экономических процессах, как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере на всех уровнях и во всех органах.

Экономическая информация — информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных и иных благ. Это те сведения, знания, которые извлекаются из экономических данных. Иначе говоря, данные сами по себе, пока они не представляют ценности для решения какой-либо задачи, не являются информацией.

Экономическая информация отображает факты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. Экономическая информация, как правило, передается и обрабатывается в форме знаков, фиксируемых на различных вещественных носителях. Совокупность знаков, используемых для обмена экономической информации в определенной экономической системе, образует язык экономической информации.

Экономическую информацию следует отличать от понятия «экономические данные», которые представляют собой отображение экономических явлений, записанных на определенном языке на конкретных материальных носителях (показатели, записанные в документах, текстах или таблицах), но не связанных с определенной задачей или потребителем. Экономические данные только тогда становятся экономической информацией, когда заключенные в них сведения, используются для решения определенной задачи и уменьшают неопределенность условий этой задачи.

Как и любая информация, экономическая информация исследуется в трех аспектах: синтаксическом; семантическом; прагматическом.

Синтаксический анализ исследует отношения между знаками, представляющими экономическую информацию, отвлекаясь от их содержания и ценности для получателя. Он устанавливает важнейшие параметры информационных потоков, включая количественные характеристики, необходимые для выбора технических средств, осуществляющих сбор, регистрацию, передачу, хранение и переработку экономической информации.

Семантический анализ рассматривает содержание экономической информации и способы его языкового представления (язык человека, компьютерные языки), но также не учитывает ее ценность (то есть фактически рассматривает экономические данные).

Прагматический анализ осуществляется для определения полезности экономической информации в процессе ее использования получателем для различных целей и принятия решений, то есть именно прагматический анализ применяется в тех условиях, когда экономические данные превращаются в экономическую информацию.

Для каждого вида анализа существуют свои количественные оценки и критерии. Наиболее существенными для практического применения являются оценки полезности экономической информации, поскольку они позволяют определить потребительскую ценность поступившей информации с точки зрения возможности ее использования в процессах прогнозирования и управления экономикой.

Ценность экономической информации определяется такой совокупностью ее свойств, как своевременность, достоверность, содержательность, удобство восприятия и т.п.

Экономическая информация имеет ряд особенностей, облегчающих применение компьютерных методов анализа:

• большинство измеряется в количественном выражении (стоимость, объем продукции, прибыль и т.п.);
• цикличность, характерная для большинства производственных и хозяйственных процессов позволяет многократно использовать созданную программу;
• объемность информационных потоков (детальная информация об экономических процессах позволяет применять математические модели для прогнозирования и управления ими);
• возможность контроля за достоверностью информации (передача и обработка экономической информации осуществляется лишь на юридически оформленном носителе — документе с подписью, электронном сообщении с кодом и т.п.).

При компьютерной обработке информация о каждом объекте для организации в виде базы данных записывается в виде экономического показателя (минимально возможная смысловая единица называется «реквизит»). Реквизит характеризует и качественные и количественные свойства изучаемых объектов. В зависимости от целей экономического анализа принята следующая классификация экономической информации:

• по признакам отображаемых объектов;
• по фазам воспроизводства (информация о производстве, распределении, обмене, потреблении);
• по элементам (факторам) воспроизводства (информация о средствах производства, трудовых ресурсах, природных ресурсах, продуктах и услугах);
• по отраслям хозяйства (информация о промышленности, сельском хозяйстве, торговле, строительстве и т.д.);
• по назначению в процессе управления: управляющая (доведение до исполнителей подлежащих выполнению решений), осведомляющая (реализация обратной связи в системе управления).

Внутри этих классов делят информацию:

• по признаку функции управления, результатом которой она является (учетная, отчетная, плановая, прогнозная, нормативная, финансовая и т.п.);
• по месту возникновения (входящая; сводная; исходящая);
• по степени соответствия (достоверная, недостоверная, своевременная, несвоевременная, полезная, ложная, избыточная);
• по отношению к процессам обработки и хранения (исходная (необработанная), промежуточная, результатная);
• по степени стабильности (постоянная (условно-постоянная), переменная);
• по степени охвата полноты данных (сплошная (полная), выборочная).

Основные направления исследований в области экономической информации:

• наиболее адекватное отображение экономических объектов и процессов;
• развитие экономико-математических методов и моделей обработки экономической информации;
• создание системы экономической информации, удовлетворяющей потребностям управления современной экономикой.

По назначению в процессе управления общественным производством экономическая информация подразделяется на управляющую и осведомляющую (например, учетно-статистическую). Управляющая экономическая информация состоит из решений, доводимых до сведения исполнителей, - либо в форме прямых приказов, плановых заданий (т.е. «директивно-адресных показателей«), либо в форме экономических и моральных стимулов, мотивирующих поведение исполнителей (объектов управления). Осведомляющая экономическая информация (прежде всего воплощенная в отчетных показателях) выполняет в экономической системе функцию обратной связи: это сведения о результатах выполнения решений, о состоянии управляемого объекта и т.д., с учетом которых принимаются новые решения, т.е. осуществляется дальнейший процесс управления.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения, она подразделяется на полезную, избыточную и ложную. Полезная экономическая информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки. Ложная экономическая информация возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных. Избыточная информация - информация, которая не нужна для принятия решения. Она бывает двух видов: сведения, не имеющие отношения к содержанию принимаемых решений, и сведения, поступающие в объеме, недоступном для своевременной обработки органом управления.

По степени обработки и месту в информационном процессе экономическую информацию можно подразделить на первичную и производную. Первичная экономическая информация - это как бы сырье в процессе переработки информации: она добывается путем непосредственного наблюдения, регистрации происходящих событий, т.е. прямого сбора и восприятия данных. Производная экономическая информация - продукт той или иной ее переработки.

Экономическая информация подразделяется также на постоянную, условно-постоянную и переменную. Однако это разделение носит условный характер; например, для предприятий нормы расхода материалов представляют собой условно-постоянную информацию, а для вышестоящего органа, планирующего производство на перспективу - это информация переменная.

Система экономической информации в стране охватывает как управляющую информацию (плановую и нормативную), так и осведомляющую: оперативный производственный учет, банковскую информацию, статистику. В экономике обращаются миллиарды экономических показателей. Задача каждого органа управления, любой системы управления, включая автоматизированные, заключается в том, чтобы извлечь из этих показателей максимум полезной экономической информации для принятия решений.

Следует отметить, что в управлении народным хозяйством и его элементами (фирмами) применяется не только экономическая информация, но и общественно-политическая, научно-техническая и другие виды информации.

ВВЕДЕНИЕ

Экономист-профессионал XXI века должен обладать обширными знаниями в области информатики, иметь практические навыки по использованию современной вычислительной техники, систем связи и передачи информации, средств оргтехники, знать основы и перспективы развития новых информационных технологий, уметь оценивать информационные ресурсы для принятия оптимальных управленческих решений.

Необходимо учитывать, что неотъемлемой частью профессиональной деятельности современного специалиста управления является его взаимодействие со специалистами в области компьютерных технологий. В этом плане важными факторами эффективности их взаимодействия являются владение специалистами управления основной терминологией компьютерной сферы деятельности, понимание реальных возможностей и особенностей применения компьютерных технологий, знание тенденций их развития и совершенствования, умение четко формулировать свои требования как пользователей к подобным компьютерным системам.

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ОСОБЕННОСТИ, ВИДЫ, СТРУКТУРА

Каждая область человеческой деятельности связана со «своей» информацией. Экономическая наука, экономическая деятельность общества оперируют информацией, которая называется экономической. Как категория экономическая информация, с одной стороны, соответствует общему понятию «информация», с другой - неразрывно связана с экономикой и управлением народным хозяйством. Поэтому на экономическую информацию распространяются различные толкования и свойства: присущие информации вообще и в то же время отражающие ее характерные особенности и отличия, вытекающие из ее природы. Таким образом, экономическая информация представляет собой лишь одну из разновидностей информации, хотя и достаточно важную.

В общем случае под термином «экономическая информация» понимается информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Более строго: экономическая информация - это объективизированное воплощение - с помощью знаков и сигналов - знаний о материальных, трудовых и стоимостных аспектах воспроизводимых в экономике процессов, устраняющих неопределенность в отношении исходов этих процессов.

Экономическая информация служит инструментом управления и одновременно принадлежит к его элементам. Ее необходимо рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации, которая обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством. Экономическая информация представляет собой совокупность сведений (данных), отражающих состояние и определяющих направление развития народного хозяйства и его отдельных звеньев. В информационных процессах, осуществляемых в управлении, информация играет роль предмета труда (исходная, «сырая» информация) и продукта труда (результатная, «обработанная» информация). Говоря о понятии «экономическая информация» с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение сведений (исходных данных) в экономическую информацию, необходимую для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния народного хозяйства и его оптимального развития.

Экономическая информация неотделима от информационного процесса управления, осуществляемого в производственной и непроизводственной сферах, она используется во всех отраслях народного хозяйства и во всех органах общегосударственного управления.

Экономическая информация насчитывает много разновидностей (типов), которые выделяются на основе соответствующих классификационных критериев, например:

• *по принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри - по отраслям и подотраслям народного хозяйства в соответствии с принятой их группировкой;
• *по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса. В силу этого выделяется информация, отражающая снабжение, производство, распределение и потребление, а также материальные, трудовые и финансовые ресурсы;
• *по временным стадиям управления. С этих позиций выделяются: прогнозная информация, плановая, учетная, информация для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления, составления отчетности;
• *по критериям соответствия отражаемым явлениям экономическая информация делится на достоверную и недостоверную;
• *по полноте отражения событий экономическая информация подразделяется на достаточную (полную), недостаточную и избыточную.

Для решения задач экономического управления необходима вполне конкретная по содержательности минимальная информация, т.е. достаточная. Избыточная информация содержит излишние данные, которые либо вообще не используются для решения задач (составляют «информационный шум» с его разноввидностью для компьютерных сетей - «электронным мусором», и «спэмом» (spam - анг.), либо выполняют контрольно-дублирующие функции;

• *по стадии возникновения бывает исходная (первичная) и производная (вторичная) информация. Исходная информация возникает в результате действия источников информации (министерства, ведомства, предприятия и других организаций и подразделений), и по этим источникам исходная информация делится на планово-директивную и учетно-отчетную. Планово-директивная информация перемещается («спускается») вниз по уровням иерархии управления, при этом она разукрупняется, детализируется, «расширяется». Учетно-отчетная информация, наоборот, перемещается вверх к уровням иерархии управления, причем по мере своего продвижения эта информация укрупняется, агрегируется, «сжимается». Производная информация возникает в результате обработки исходной и другой вторичной - либо только исходной, либо только вторичной. Среди производной информации различают промежуточную и окончательную (результатную) информацию;
• *по стабильности во времени экономическая информация делится на постоянную (условно-постоянную) и переменную. При этом важно отметить, что период стабильности носит конкретный характер для определенных задач управления.
• *по технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную информацию. Одна из схем такой классификации представлена на рисунке 1.

Рис. 1.

Экономической информации свойственны некоторые особенности, вытекающие из ее сущности. Принципиальное значение для создания систем обработки экономической информации и формирования информационных технологий имеют следующие ее свойства:

• *преобладание алфавитно-цифровых знаков;
• *необходимость оформления результатов обработки данных в форме, удобной для восприятия человеком;
• *широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;
• *значительный объем переменных и постоянных (условно-постоянных) данных;
• *дискретность, объясняющаяся тем, что экономическая информация характеризует состояние объекта или процесса либо на определенный момент времени, либо за определенный интервал времени;
• *организованность, вытекающая из того, что экономическая информация отражает результат интеллектуальной деятельности человека;
• *неоднородность - в силу основного назначения информации: различать элементы и свойства отражаемых процессов;
• *рассредоточенность источников и принципиальная невозможность концентрации и централизации процессов сбора данных;
• *сохраняемость (неиссякаемость) при ее использовании (потреблении);
• *возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;
• *возможность сохранения переработанной информации у отправителя;
• *возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;
• *способность к преобразованию, агрегированию по определенным признакам, детализации (разукрупнению) и сжатию (укрупнению);
• *определенная самостоятельность данных по отношению к своему носителю.

В условиях выполнения функций управления теми или иными объектами экономическая информация должна отвечать определенным требованиям. Наиболее существенные из них:

• *быть достоверной, правдивой;
• *быть своевременной, так как запоздалое поступление нужной информации часто оказывается бесполезным;
• *быть документальной: юридически подтвержденной в документах соответствующими подписями (визами) соответствующих должностных лиц;
• *быть актуальной, нужной для подразделения и лиц, принимающих решения.

Важной характеристикой экономической информации является ее структура. Структура информации играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. Говоря о структуре информации различают два взаимосвязанных между собой аспекта:

• *состав элементов, образующих структуру информации;
• *взаимосвязь между элементами этой структуры.

Рассматривая с этих позиций структуру информации, выделяют простые и составные (сложные) единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой, т.е. связанных по смыслу.

Единицу информации, входящую в СЕИ, называют составляющей единицей информации. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизитам присущи два свойства, важных с точки зрения их обработки:

• *отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;
• *отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей.

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением. В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления. Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. Они чаще всего выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является экономический показатель.

Существуют два определения этого понятия. В соответствии с первым, принятым в практике учета, статистики, планирования и т.п., под показателем понимается качественно определенная переменная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным.

Второе, принятое в теории и практике автоматизированной обработки данных, определяет показатель как высказывание, содержащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. Такое высказывание содержит единственное количественное значение и определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации.

Оба определения не противоречат друг другу, просто в первом акцентируется внимание на то, как получен тот или иной показатель, а во втором - какие атрибуты показателя отражают его конкретное смысловое содержание.

Кроме того, показатель содержит дополнительные признаки, которые не выражают его основной экономический смысл, но уточняют конкретное количественное значение показателя. Состав дополнительных признаков определяется в каждом конкретном случае по-разному, но обычно к ним всегда относятся термины, обозначающие время, к которому относится данный показатель (момент или период), единицу измерения (кг, т, шт., руб. и т.п.), вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный и т.п.), а также термины, указывающие на то, кто производит действие над измеряемым объектом, где он находится, перемещается.

Дополнительные признаки позволяют конкретизировать экономико-математическую модель расчета показателя, характеризуя его особенность для каждого конкретного случая.

Экономический показатель - основная единица экономической информации, так как он имеет экономический смысл, исключение хотя бы одной его составляющей неизбежно влечет потерю смысла. Вместе с тем в целях организации обработки информации и реализации функций управления показатели могут образовывать более сложные составные структурные единицы информации: документы, массивы, информационные потоки, информационную базу.

Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде обычно включает общую, предметную и оформительскую части.

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многострочного документа.

Представление документа в виде электронной (факсимильной) копии или электронной формы следует отличать от становящегося в последнее время все более популярным и актуальным понятия «электронный документ». экономическая информация управление интерфейс

Электронный документ - сведения, представленные в форме, воспринимаемой электронными средствами обработки, хранения и передачи информации, которые имеют необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и которые могут быть преобразованы в форму, пригодную для восприятия человеком.

Одним из наиболее важных и неотъемлемых атрибутов электронного документа (в отличие от электронной копии или электронной формы) является электронная цифровая подпись (или просто электронная подпись). Цель электронной цифровой подписи - удостоверение подлинности сведений, отображенных на материальных носителях информации или передаваемых средствами связи, и установление ее принадлежности к конкретному лицу.

Электронная цифровая подпись представляет собой определенную последовательность символов, имеющую неизменяемое соотношение с каждым символом определенного объема сведений электронного документа и предназначенную для подтверждения целостности и неизменности этого объема сведений, а также тождественности его содержания волеизъявлению заверившего его лица.

В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов - для машинных носителей). Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми их значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целостность его структуры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.

Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединения - информационный поток. Информационный поток - это совокупность информационных массивов, в том числе документов, относительно конкретной управленческой деятельности, имеющая динамический характер.

Информационная база - вся совокупность информации реального экономического объекта.

Экономическая информация - совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. Мы будем понимать информацию, характеризующую производственные отношения в обществе.

К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

Свойства эк информации:

ü преобладание алфавитно-цифровых знаков;

ü необходимость оформления результатов обработки данных в форме удобной для восприятия человеком;

ü широкое распространение документов, как носителей данных и результатов их обработки;

ü значительный объем переменных и условно постоянных данных;

ü дискретность.

ü экономическая информация характеризует состояние объекта или процесс, либо на определенный момент времени, либо за определенный интервал времени;

ü сохраняемость (неиссякаемость) ее использования, потребления;

ü возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;

ü возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;

ü способность к преобразованию, к агрегирования по определенным признакам, к детализации (расширению), к сжатию (укрупнению)
Требования к эк информации:

ü достоверность;

ü своевременность;

ü документальность – экономическая информация должна быть юридически подтверждена документом с необходимыми подписями соответствующих должностных лиц;

ü актуальность;

ü полнота данных;

ü минимальность;

ü оптимальность;

ü надежность.
По отношению к структурным подразделениям: бухгалтерская, складская, производственная, связанная с управлением и т.д.

По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую информацию.

Любая информационная система имеет дело с двумя видами информации:

ü внешней (по отношению к системе);

ü внутренней (информация, циркулирующая между объектом управления и управляющим аппаратом).

Внешняя информация – это информация о состоянии рынка, о конкурентах, налоговой политике, прогнозы. Такая информация носит стохастический (вероятностный) характер и она может обрабатываться с помощью экспертных систем.

Внутренняя информация возникает в самой системе и отражает финансово-хозяйственное состояние объекта управления и директивные цели на случай отклонения показателей работы объекта от установленных значений. Эта информация носит детерминированный характер, то есть подлежит точному измерению.

В зависимости от уровня управления и обслуживания информационной системы изменяется состав информации и характер систем. Для высшего уровня управления (директорат) наиболее важной является внешняя информация. Для среднего уровня – 1/3 внешней, 2/3 внутренней. Для низшего уровня – внутренняя информация.

Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей – внемашинная и внутримашинная.

Внемашинная информационная база составляет документы, воспринимаемые человеком без всяких технических средств: накладные и т.д.

Внутримашинная информационная база содержится внутри машин и состоит из файлов. Она может включать как множество независимых файлов, каждый из которых отражает либо множество независимых документов, либо отдельный документ, так и базу данных. Файлы базы данных создаются с ориентацией на определенную модель данных (реляционная, сетевая, иерархическая). Для обработки базы данных используются программы, написанные на основе СУБД.
Все документы можно разделить на две большие группы: входные и результатные .

Входные документы, а, следовательно, и файлы на их основе могут содержать оперативную информацию, в которой отражены результаты финансово-хозяйственной деятельности и условно-постоянную, которая включает в себя материальные, трудовые, технологические нормы и нормативы и справочные данные.
Результатные документы и файлы подразделены на предназначенные для конечного пользователя, промежуточные, необходимые для решения задачи на следующем этапе, транзитные, предназначенные для других систем, временные файлы, уничтожаемые по завершении этапа задачи.

Виды экономической информации.

Экономическую информацию можно классифицировать по многим признакам.

Входная информация поступает в орган управления извне. Часть ее, первичная информация, поступает от объекта управления и получается в результате непосредственного измерения или подсчета. Первичная информация теснее всего соприкасается с конкретной стороной деятельности управляемых экономических объектов, причем включает как медленно изменяющиеся (условно постоянные), так и оперативные данные. Первичная информация исполняет роль обратной связи, поступающей от управляемого объекта и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта.

Директивная информация исходит из вышестоящих органов и в зависимости от характера подчиненности может включать параметры и условия формирования обязательных (налоговых) выплат, плановые задания и их корректировки, выделенные лимиты.

Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, а также от фирм, предприятий и организаций, связанных с объектом управления. Это поставщики, подрядчики, транспортные организации, финансовые институты. Если директивные данные непосредственно влияют на цели функционирования объекта, то осведомляющие определяют условия его работы.

По частоте изменения и форме использования выделяют нормативно-справочную информацию. При создании информационных систем специфика хранения, обновления и использования нормативно-справочной информации обусловливает ее выделение вместе со средствами поиска и обновления в отдельную подсистему.

Учетная информация относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям. В нее входят как первичная информация, так и часть производной. Это данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о затратах ресурсов, потерях, запасах, использовании оборудования, начисленной заработной плате, налоговых и премиальных выплатах и др. Учетная информация описывает уже совершившиеся процессы, реально существующие условия. Она определенна и не зависит от последующих действий или принимаемых решений. В отличие от нее прогнозная и плановая информация может корректироваться при изменении условий или целей.

Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Над ней проводятся наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач. Окончательным итогом обработки можно считать получение выходных данных. Выходными их называют потому, что подразумевается управление ими (или контроль) со стороны вышестоящих (внешних) органов.

Структура экономической информации.

Структурно информация состоит из простых и сложных элементов. Сложные элементы создаются вследствие соединения разных простых элементов, последние не поддаются дальнейшему разделению. Простые элементы называются информационными единицами, сложные - составными единицами информации или информационными совокупностями.

Неделимой информационной совокупностью являются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Первые характеризуют качественные свойства отражаемых сущностей. Вторые представляют собой количественно-суммовые величины, характеризующие данную сущность.

Примерами реквизитов-признаков могут быть такие простые информационные совокупности: наименование товара, его номенклатурный номер, единица измерения, номер склада, вид операции, корреспондирующий счет и др.

Реквизиты-основания - это количество, сумма, стоимость. Сочетания одного реквизита-основания с соответствующими ему реквизитами-признаками образуют экономический показатель. В документе содержится один или несколько показателей.

Информация одного документа составляет информационное сообщение. Совокупность однородных информационных сообщений составляет информационный массив (файл). Примером является файл поступления товаров на склад, состоящий из информационных сообщений, содержащихся в приходных ордерах. Информация по какому-либо взаимосвязанному комплексу задач составляет информационный поток. Примером является информационный поток по учету заработной платы. Совокупность всех информационных потоков по той или иной функции управления составляет информационную подсистему. Примерами информационных подсистем управления промышленного предприятия являются следующие: бухгалтерский учет, техническая подготовка производства, управление кадрами, управление финансами и др. К информационным подсистемам управления коммерческим банком можно отнести следующие: операционный день банка, валюта и др. Совокупность информационных подсистем экономического объекта составляет его информационную систему.