C 2017 года меняются правила работы с ККТ. Теперь продавцам предстоит работа с онлайн-кассами, которые будут передавать всю информацию о расчетах в ФНС в электронной форме через оператора фискальных данных.

В новых моделях онлайн-касс (в отличие от ЭКЛЗ) есть фискальный накопитель. Он хранит всю информацию о расчетах и передает её в электронной форме через оператора фискальных данных в налоговые органы. В качестве кассы теперь можно использовать свой мобильный телефон или планшет.

Что нужно для работы онлайн кассы?

Сначала нужно заключить договор с Оператором фискальных данных . Заключить договор надо до того, как вы решите зарегистрировать кассу в ФНС. До 1 июля 2017 года нужно будет снять действующую ККТ с учета в ФНС. Затем выяснить, можно ли её модернизировать или приобрести новую онлайн-кассу. Потом поставить новую кассу на учет в ФНС. Теперь это можно сделать через Интернет и даже в любом налоговом органе.

Узнать о том, подлежит ли ваша ККТ модернизации, вы сможете на сайте ФНС России в разделе «Контрольно-кассовая техника», на сайтах изготовителя кассового аппарата или ЦТО.

Модель вашей онлайн-кассы должна быть указана в реестре ККТ, утвержденном ФНС, а сам кассовый аппарат должен применяться на месте осуществления расчета с покупателем в момент осуществления расчета тем же лицом.

Как работает онлайн кассовый аппарат

Новый порядок применения ККТ изменил правила и порядок работы на контрольно кассовой технике. ККТ теперь могут изготавливать не только кассовые чеки, но и бланки строгой отчетности.

Порядок работы онлайн-кассы предусматривает оформление электронного чека и направление его покупателю (на его е-mail или мобильный телефон). Теперь на кассовых чеках будет указан номер фискального документа, фискальный признак документа, номер смены, порядковый номер за смену, вид налогообложения и другие реквизиты.

Обязательным элементом кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки . Кассовый чек должен быть сформирован не позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.

Сведения о каждом пробитом чеке хранятся в фискальном накопителе. Если у вас вдруг отключится Интернет, то вы можете продолжать работу на ККТ, осуществляя расчеты с покупателями. Все данные о расчетах будут в фискальном накопителе, который в течение 30 дней сохранит всю информацию и при восстановлении связи передаст её через оператора фискальных данных в ФНС.

По истечении 30 дней без связи фискальный накопитель кассы блокируется.

Как работать с новым кассовым аппаратом

Перед началом работы кассир должен оформить отчет о начале смены, а в конце рабочего дня - отчет о закрытии.

Как только кассир пробьет чек, данные чека сразу попадают в фискальный накопитель ККТ и передаются оператору фискальных данных (ОФД) через Интернет.

ОФД отправляет ответ на кассу о получении информации и одновременно передает данные в ФНС. Если у вас пропадает связь, то данные сохраняются в фискальном накопителе до 30 дней и отправляются в ОФД сразу же, как только связь восстановится.

ОФД хранит информацию о переданных чеках 5 лет, после чего она уничтожается.

Кто может работать без онлайн-кассы

До 1 июля 2018 года онлайн-кассы могут не применять:

• организации и ИП, выполняющие работы и оказывающие услуги населению при условии выдачи ими бланков строгой отчетности;
• организации и ИП, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов (вендинг);
• ИП, применяющие патентную систему налогообложения.

Онлайн-кассы не будут применяться при продаже газет и журналов; ценных бумаг; проездных документов; на рынках, ярмарках и выставочных комплексах; разносной торговле; ремонте обуви; уходе за детьми, больными и престарелыми и во многих других случаях.

В труднодоступных местностях ККТ может не применяться, а в местностях, отдаленных от сетей связи, работа на новых кассовых аппаратах применяется без передачи в ФНС фискальных документов.

Введение онлайн-ККТ в 2016 году казалось большинству предпринимателей злыми кознями со стороны государства. Но прошло пару лет, новый порядок прижился легко, и мы видим, что работа с онлайн кассой не столь непонятна, как кажется. В этой статье мы узнаем, что нужно делать персоналу, как открывать и закрывать смену.

Перед тем, как работать с онлайн кассой, ее необходимо отметить в ФНС и настроить. Об этом мы писали ранее.

ККТ онлайн и отправка данных ОФД

Основной задачей перехода на онлайн кассы было ускорение и полный контроль над передачей данных в налоговую. Но только не напрямую, а через сотрудничество с оператором фискальных данных (ОФД). Перед тем, как перейти к инструкции по работе 2019, правилам работы с онлайн кассами, давайте повторим теорию. Как работает онлайн-ККТ?

1. При сканировании или ручном вводе информации, после оплаты формируется чек;
2. Данные из него передаются по интернету на удаленный сервер;
3. ОФД проверяет данные и предоставляет подтверждение информации, что платеж прошел;
4. Информация перенаправляется в налоговую службу.

После отправки данных оператору, их нельзя будет удалить или скорректировать. Информация хранится на защищенном сервере в течение минимум 5 лет.

С чего начать?

С обучения персонала. Это не сложно, работа кассира с онлайн кассой мало чем отличается от работы с обычным денежно-чековым аппаратом. Правда, работник должен поставить подпись под записью в журнале, что он в курсе, как работает ККТ и понимает степень материальной ответственности. Договор о несении таковой тоже подписывается.

Открытие смены

Торговое дело ежедневно начинается с получения сменщиком ключей от кассы, в том числе, доступ к отсеку для денег, и предназначенной для конкретной модели аппарата чековой ленты. Также кассир получает пакет с купюрами и монетами для сдачи (в этом случае чек не пробивается). Информация по открытию каждой ККТ заносится в книгу учета по форме № КО-5. При открытии печатается подобный отчет:

Совет кассиру: когда поток клиентов маленький, и вы не предскажете, что будет хотя бы одна продажа, работу онлайн кассы с 1С лучше не начинать и не отправлять отчет. Может случиться, частое получение отчетов об открытии без пробития чеков «заинтересует» органы проверки.

Выдача чека покупателю

После того, как кассир обозначил итоговую сумму, а клиент ее оплатил, касса распечатает чек о покупке. Точно как при работе с аппаратами старого образца, нужно взять напечатанный чек и вместе со сдачей передать ее клиенту. При оплате заказов в интернет-магазине, чек пересылается по предоставленной клиентом электронной почте. Иногда этим занимаются ОФД, получая от владельца кассы контакты клиентов.

Инструкция по работе с онлайн-кассами гласит, что покупатель может попросить у продавца электронный чек следующими способами:

• Пересылкой цифровой копии на имейл;
• Отправкой текстового подтверждения на мобильный номер телефона;
• Через App-интерфейс в мобильном ФНС, в котором продавец, сканируя QR-код, формирует чековую копию.

Распространенные ситуации в работе с ККТ

Этот подраздел посвящен вопросу «Что делать, если….»

Произошел возврат товара клиентом по Закону о защите прав потребителя

Необходимо сформировать чек по признаку «Возврат прихода ». Вот чем он отличается от обычного чека «Приход»:

Совершена ошибка при пробитии чека кассиром

Формируется еще один чек по признаку «Коррекция ». В каждом аппарате есть для этого своя функция, чтобы узнать о ней, прочитайте порядок работы с онлайн кассами, используемыми в вашем бизнесе.

Частичная оплата

Если клиент только сделал предоплату, формируется чек по признаку расчета «Аванс». Когда товар будет продан, и остальные деньги за него поступят, пробивается еще один чек «Полная оплата».

Пропало интернет-соединение

Все равно можно продолжать работать с кассой и пробивать чеки в оффлайн режиме. Как только связь восстановится, все они автоматически переправятся на сервер ОФД.

Отключили электричество

В этом случае, отключатся и кассы. Следовательно, торговлю надо приостановить до восстановления питания. Торговля без чеков – серьезное нарушение, за которое присуждают штраф.

Чего нельзя делать при работе с онлайн-ККТ

Как и в прежние времена, нельзя начинать торговлю, не имея кассовой книги и не сформировав отчета о начале смены. Рассматривая работу с онлайн кассой пошагово, можно выделить еще 5 типичных ошибок кассира:

1. Отсутствие специальной контрольной ленты, на которой содержатся данные о терминале;
2. Допущение к кассе других работников, не имеющих к операциям отношения. Тем более, допущение клиентов или посторонних;
3. Отлучка от кассы без предупреждения и закрытия смены;
4. Оставление включенного терминала без присмотра, с открытым денежным ящиком;
5. Хранение чаевых или личных денег в денежном ящике.

Как закрыть смену

Отработав положенное количество часов, кассир должен сдать выручку инкассатору или старшему по смене. Схема работы с онлайн кассой в 1С пошагово предусматривает следующий алгоритм закрытия смены:

• Печать отчета о закрытии в течение первых двадцати четырех часов после открытия. По истечении суток аппарат сам прекратит печатать чеки, и нужно будет закрыть его, а потом произвести повторную процедуру открытия;
• Автоматическое направление отчета ОФД, с информацией о кассире, количестве чеков, в том числе – недошедших до оператора;
• Сдача выручки с пересчетом старшему кассиру или инкассатору;
• Печать отчета о показателях счетчиков на всех кассах в конце дня.

Пример такого отчета приведен ниже.

Подробности

Стать кассиром не так уж и сложно. Ключевое, что нужно сделать – научиться обращаться с кассой. Обучение кассира на кассовом аппарате, впрочем, недолгое и несложное. Но обязательное.

У каждого предпринимателя, работающего с наличными деньгами, должен быть установлен контрольно-кассовый аппарат. Так предписывает современное законодательство.

Даже индивидуальные ремесленники должны оформлять свои продажи через ККТ, не говоря уже о больших магазинах и торговых сетях, будь то продуктовые гипермаркеты или крупные магазины бытовой техники, автомобильные салоны и т.п. Соответственно, с кассой должен кто-то работать. Как правило, этим занимается специально выделенный работник – кассир.

Где пройти обучение работе на кассовом аппарате?

Многие предприятия торговли проводят обучение кассира на кассовом аппарате самостоятельно. Овладеть этой премудростью может любой человек, имеющий желание освоить эту технику. Учиться этому долгие годы не нужно, недельная практика под руководством опытного сотрудника и новичок сможет приступить к выполнению своих обязанностей самостоятельно.

Особенных ограничений для претендентов на эту должность нет, но, в основном, так сложилось, что на кассе работают женщины. Это обусловлено тем, что женщинам часто нужна подобная неквалифицированная работа, так как не всегда есть возможность найти другую работу с теми же преимуществами.

Преимущества работы кассиром: работа в шаговой доступности от дома, богатство предложения на рынке вакансий, невысокие стартовые требования к опыту и квалификации, при этом вполне конкурентоспособная заработная плата, возможность работать посменно и иметь свободное время, возможность освоить смежные специальности, такие, как бухгалтер, мерчендайзер, продавец. Как видите, обучение кассира работе за кассовым аппаратом несложное, есть множество плюсов такой профессии.

Впрочем, минусы тоже присутствуют. Необходимо постоянно удерживать концентрацию, быть внимательным, приветливым и дружелюбным.

К недостаткам можно, также, отнести то, что рутинные обязанности кассира достаточно монотонны. Перед началом работы, кассир должен: проверить работоспособен ли вверенный ему кассовый аппарат, поставить дату и время, обнулить кассу. Также, прежде чем приступать к работе кассир должен выбить несколько нулевых чеков, тем самым проверяя работоспособность печатающего механизма. В конце рабочей смены кассир обнуляет кассу и сдает денежные средства уполномоченному сотруднику или инкассатору.

Важно понимать, что обучение кассира на кассовом аппарате предполагает не только нажатия клавиш. В процессе освоения, будущие работники узнают о том, что касса нуждается в обслуживании.

Кассир заносит показания контрольно-кассовой машины в кассовую книгу, подтверждает их правильность своей подписью. Каждый новый рулончик контрольной ленты должен быть также оформлен – на ленте указывают номер аппарата, дату и данные контрольного регистра. В начале рабочего дня в кассе должны быть мелкие деньги для сдачи, которые кассир получает от ответственного лица. Все это также нужно знать и уметь.

Что должен знать кассир ККМ?

В квалификационном справочнике профессий перечислены такие знания, которые должен иметь оператор ККМ:

• Знать устройство ККМ и правила ее эксплуатации, уметь производить расчетные операции на ККМ различных типов;
• Уметь распознать признаки неисправности и устранять мелкие поломки;
• Знать и соблюдать нормативно-правовое законодательство по использованию ККМ при денежных расчетах с покупателями;
• Знать признаки платежеспособности денег;
• Обеспечить безопасность обслуживания.

Есть два обязательных условия устройства на позицию кассира. Те, кто работает с кассовым аппаратом, должны обязательно подписать договор о материальной ответственности и перед началом работы они должны научиться правильно эксплуатировать ККМ. Если первое достигается легко, то для получения знаний нужно обучиться.

Обучение работе с кассовым аппаратом на курсах

Если вы хотите устроиться на работу в организацию, которая не проводит предварительной практики для новых сотрудников, имеет смысл пройти обучение кассира на кассовом аппарате на краткосрочных специализированных курсах, которые проводят центры обслуживания контрольно-кассовой техники и оборудования. Получив удостоверение кассира, вы сможете расширить круг возможных мест работы.

По окончании курсов, кассир знает процедуру работы досконально, алгоритм действия выглядит примерно так:

Кассир четко озвучивает сумму, рассчитанную за покупку, получает деньги от покупателя согласно стоимости, указанной на ценнике вводит стоимость покупки в ККМ, в соответствии с правилами по эксплуатации, печатает чек, четко называет сумму причитающейся сдачи, выдает ее вместе с чеком покупателю.

Обучение кассира на кассовом аппарате проводят, например, такие центры, как: «МаксМастер», ЦТО ВЕСТОР, сервисный Центр Технического Обслуживания кассовых аппаратов Гарант Сервис, ООО «Сервис-ККМ» и еще многие и многие.

Пройдя инструктаж, в таком центре, вы освоите необходимые навыки, научитесь основным операциям на ККМ, поймете, подходит ли вам такая работа, так как на практике вы сможете более четко представить себе рабочий процесс. Нельзя сказать, что работа кассира относится к числу очень интересных, но она достойна уважения и имеет массу преимуществ. Возможно, это именно то, что вам подходит.

Согласно Федеральному закону № 290-ФЗ от 03.07.2016 предприятия розничной торговли, использующие кассовые аппараты, должны модернизировать или заменить их. Как работает онлайн касса? Она будет формировать не только бумажные, но и в электронные чеки. Данные о каждой продаже через операторов фискальных данных (ОФД) будет пересылаться в Инспекцию федеральной налоговой службы (ИФНС) и компьютеры и телефоны покупателей. Работу кассиров нововведение не затруднит, так как все процессы будут автоматизированы.

Преимущества использования новой контрольно-кассовой техники

Для законодателей переход на новую форму расчетов в торговых точках (онлайн-кассы) позволяет:

• Ужесточить контроль за учетом выручки;
• Пополнить госбюджет;
• Повысить уровень защиты покупателей (документ о покупке в электронной форме будет доступен в любое время);
• Упорядочить процессы торговли интернет-магазинов, которые тоже должны будут оформлять электронные и бумажные чеки.

Некоторые преимущества получат и предприниматели:

• Отпадет необходимость в обслуживании контрольно-кассовой техники, так как фискальный накопитель продавцы будут менять самостоятельно;
• можно будет посредством сети интернет (без посещения Налоговой инспекции);
• Налоговики смогут контролировать продажи без выезда на проверки.

Существует вероятность, что торговцы на патенте и ЕНВД , которые на данный момент не пользуются контрольно-кассовыми аппаратами, при покупке онлайн-кассы получат вычет по налогам.

Принцип работы онлайн-кассы

Чтобы понять, как будут работать новые аппараты, необходимо определить, чем они отличаются от старого оборудования, и каким образом информация будет поступать в Налоговую службу.

Основное отличие новой кассой техники – замена электронной контрольной ленты фискальным накопителем. Этот блок позволит ввести, транслировать и сохранять информацию о продажах за год. Потребуется так же клавиатура для отправки копии на телефон или компьютер. Для соединения с сетью интернет техника должна иметь 2 вида входов – проводной и беспроводной.

Данные будут передаваться не в Налоговую службу, а операторам фискальных данных – юридическим лицам, которым ФСБ выдала соответствующую лицензию.

Операторы должны:

• Иметь экспертное заключение. Свидетельствующее о способности обеспечить стабильную и бесперебойную обработку и передачу информации;
• Обеспечить копирование, сохранность и конфиденциальность полученных данных;
• Обладать лицензией Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС, позволяющие оказывать услуги телематической связи.

Все торговцы к 1 февраля 2017 года должны иметь договор с одним из операторов фискальных данных.

Обновленная схема продаж

В начале рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, в конце рабочего дня – отчет о закрытии. Через 24 часа после начала смены возможность сформировать чек заканчивается.

После того, как новое оборудование оформит чек, сформируется фискальный признак, информация будет направлена в ОФД для ее проверки. Оператор проверит и сохранит информацию. Если данные достоверные, они в течение примерно 1,5 секунд будут переданы в торговое предприятие и Налоговую инспекцию. Оформить продажу без уникального номера ОФД будет невозможно.

По требования покупателей продавцы будут обязаны пересылать копии чеков на компьютер или телефон. Но бумажные чеки тоже будут выдаваться, но новое оборудование добавит в них QR код, позволяющий в любое время проверить, поступили ли данные о продаже в ИФНС.

Возникает вопрос, как выглядит чек онлайн кассы. У него будет больше реквизитов, чем у документа со старого оборудования. Добавятся следующие строки:

• Информация о системе налогообложения;
• Данные о месте, в котором совершена покупка (адрес офлайн магазина или адрес сайта, если это интернет-магазин);
• Разновидность расчета (приход или расход);
• Форма расчета (наличными или электронными средствами);
• Номер, присвоенный ОФД;
• Номер регистрации, присвоенный в ККТ;
• Номер кассового накопителя, присвоенный на заводе;
• Наименование ОФД;
• Адрес ОФД в сети интернет;
• Email или номер телефона покупателя.

За своевременную передачу информации о продажах полностью несет ответственность продавец. При отсутствии подключения к сети интернет данные можно сохранять до 30-и дней. Этого достаточно, чтобы наладить связь или подключиться к новому каналу. В это время кассовый аппарат сам будет формировать чеки. Они отправятся в ОФД после восстановления связи.

Если при расчетах используются бланки строгой отчетности, то и эта информация должна быть отправлена оператору.

Процесс перехода на новую кассовую технику

Первый вопрос: как перейти на онлайн кассу. Последовательность действий следующая:

• Установить в ЦТО (центре техобслуживания кассовой техники), можно ли обновить старое оборудование;
• Снять с учета и обновить старый аппарат или приобрести новый;
• Купить соответствующее программное обеспечение;
• Поставить кассовую технику (обновленную или новую) на учет.

Обновленное оборудование должно иметь новое название, паспорт и номер.

На момент регистрации техники договор с ОФД должен быть уже оформлен.

Если предприятие расположено в местности, где нет интернет сети, передавать информацию в Налоговую инспекцию оно будет традиционным способом.

Одновременно вводятся коррекционные чека и бланки строгой отчетности по коррекциям, предназначенные для исправления ошибок при расчетах. Сформировать их будет позволено только до окончания смены. Исправить ошибки предыдущих смен возможности не будет.

Кассир - главный конечный пользователь онлайн-кассы. Каким образом он осуществляет использование инновационного устройства на практике? Как работать с онлайн-кассой продавцу при различных форс-мажорных обстоятельствах? Давайте разбираться.

Подготовка к работе

Перед тем, как пользоваться онлайн-кассой, кассиру необходимо осуществить ряд подготовительных процедур. А именно:

1. Ознакомиться с инструкцией по работе с онлайн-кассой для кассира и дополнительными устройствами, которые подключены к нему - эквайринговым терминалом, сканером для штрих-кодов, весами.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Меркурий 185Ф:

1. Изучить кассовое ПО, с помощью которого будет использоваться ККТ. Узнать, каким образом данное ПО применяется, в частности:

• для фискализации приема и выдачи денежных средств, корректировки чеков;
• для формирования различных отчетов по фискальным операциям;
• для настройки скидок и реализации прочих мер в целях стимулирования продаж.

1. Ознакомиться с правилами применения кассовой техники (либо применению альтернативных механизмов фискализации) в сложных ситуациях. Например:

• при отключении электричества, интернета;
• при программных сбоях в онлайн-кассе;
• при форс-мажорных ситуациях природного и техногенного характера;
• при сбоях в оборудовании, подключенном к кассе (например, если не проходит оплата по карте).

Видео — инструкция как работать с ККТ Смарт Терминал Эвотор 7.2:

Задача работодателя - заблаговременно разработать такие правила, инструкции и рекомендации. В них могут содержаться прочие предписания, связанные с эксплуатацией ККТ. Например:

• о профилактическом осмотре онлайн-касс перед работой (и о реагировании на выявленные неисправности);
• о порядке получения и сдачи разменных денежных средств;
• о порядке получения материалов, необходимых для обеспечения эксплуатации касс (прежде всего, это чековая лента);
• об организации доступа к онлайн-кассе теми или иными лицами;
• о порядке фискализации операций в начале и по окончании рабочего дня.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Орион 100Ф:

Подготовившись к использованию онлайн-кассы, работник магазина приступает к своей рабочей смене. Рассмотрим, какие действия ему предстоит производить уже в ходе взаимодействия с посетителями.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

Придя на работу, произведя необходимые действия по инструкции и включив кассу, работник магазина должен, прежде всего, сформировать кассовый отчет о начале смены. Это особый фискальный документ: он, как и кассовые чеки, подлежит отправке в электронном виде в ФНС (через ОФД) в автоматическом режиме.

Видео — учимся работать с онлайн-кассой (основные операции):

Когда в магазин заходит покупатель, называет желаемый товар (либо собирает покупку сам с корзиной, после чего подходит к кассе), работнику магазина нужно (используя имеющееся кассовое ПО - на самой ККТ или на компьютере, к которому она подключена):

1. Сформировать предварительный чек, назвать сумму к оплате.

1. Принять денежные средства от покупателя (либо активировать эквайринговый терминал для проведения оплаты по карте), рассчитаться с ним, выдав сдачу (убедиться, что прошла оплата по карте).

1. Пробить чек - фискализировать операцию. Дождаться, пока напечатается чек и выдать его покупателю.

Видео — как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 130-Ф:

Очень важно при фискализации корректно установить следующие ключевые реквизиты чека:

1. «Признак расчета ».

Он может быть представлен в 4 вариантах:

• «приход» (совершена покупка);
• «возврат прихода» (товар возвращен - например, из-за того, что он ненадлежащего качества);
• «расход» (совершен прием товара от покупателя на платной основе - например, закуплены овощи у фермера);
• «возврат расхода» (овощи возвращены обратно по каким-то причинам).

1. «Признак способа расчетов ».

Он может быть представлен в следующих вариантах:

• в виде кода ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1) - если получен полный аванс за определенный товар;
• в виде кода ПРЕДОПЛАТА (или 2) - если получен частичный аванс за определенный товар;
• в виде кода АВАНС (или 3) - если получена сумма в счет аванса за неопределенный товар (частный случай - куплена подарочная карта);
• в виде кода ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) - при обычном приеме оплаты за товар (с немедленной его выдачей);
• в виде кода ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) - при частичной оплате за товар с немедленной выдачей (при условии, что по оставшейся стоимости товара оформлен кредит);
• в виде кода ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 7) - при немедленной выдаче товара, который полностью продан в кредит;
• в виде кода ОПЛАТА КРЕДИТА (или 9) - при получении от покупателя, ранее получившего товар в кредит, денежных средств в счет оплаты данного кредита.

Отметим, что указанные коды установлены для бумажных кассовых чеков. По электронным определены иные - но продавцу, как правило, не нужно об этом задумываться, так как данные коды устанавливаются специалистами при настройке онлайн-кассы. Но продавец должен, используя кассовое ПО, правильно применить те коды, которые определены для чеков.

Если покупатель до момента оплаты сообщил продавцу свои контактные данные в целях получения электронного чека, то продавец должен направить ему соответствующий чек, введя необходимые данные в кассовое ПО через пользовательские интерфейсы.

Контакты (E-mail или номер мобильного телефона) могут быть переданы клиентом как устно, так и с помощью QR-кода, сформированного мобильным приложением от ФНС - это быстрее (при наличии у продавца технической возможности считать данный код с экрана мобильного гаджета покупателя).

По завершении рабочей смены (ее нужно закрыть не позднее, чем через 24 часа после открытия, можно закрыть и сразу же открыть - если магазин круглосуточный) на онлайн-кассе нужно сформировать отчет о завершении смены. Как и отчет о начале смены, это особый фискальный документ, который прописывается в фискальном накопителе и передается в ОФД в электронном виде.

Видео — как работать с кассовым аппаратом Эвотор 7.3 (пошаговые действия):

Отдельными нюансами характеризуется применения чеков коррекции - которые могут формироваться на онлайн-кассе достаточно регулярно. Изучим их.

Как применять чеки коррекции

Назначение чека коррекции - отложенная фискализация сумм, принятых от физлиц в счет оплаты товаров. То есть - совершенная несколько позже непосредственного момента расчетов. Это может быть обусловлено тем, что:

• кассир, завершая смену, обнаружил в кассе не пробитые суммы (или, наоборот, недостачу);
• в момент расчета с покупателем кассу по каким-то причинам не удалось использовать (например, если отключалось электричество).

Главные отличия чека коррекции от обычного кассового - в том, что:

• в нем не указывается перечень отпущенных товаров (как правило, его попросту невозможно установить достоверно);
• в нем возможно указание лишь двух возможных значений в реквизите «признак расчета» — «приход» (при фискализации излишка денежных средств) или «расход» (при фискализации недостачи).

Видео — виды возвратов и коррекции прихода/расхода:

Не следует путать чек коррекции с чеком, который используется в целях исправления уже совершенных фискальных записей (такой чек часто именуется корректировочным). Чек, применяемый в целях корректировки фискальных данных, формируется, если кассир, формируя предварительный чек, забыл включить в него какие-то товары (или, наоборот, включил лишние), а затем - фискализировал операцию, приняв оплату от покупателя в большей или меньшей сумме в сравнении с той, что соответствовала фактической стоимости товаров.

Обнаружив такую ошибку, кассир должен:

• сформировать чек, указав в нем реквизит «возврат прихода» и сумму, до того отраженную в неправильном чеке (то есть, по сути, аннулировав неправильный чек);
• сформировать чек с реквизитом «приход» и правильной суммой.

В зависимости от того, в чью пользу совершена ошибка - магазин возвращает излишне удержанные средства покупателю или, наоборот, покупатель доплачивает разницу.

Видео — как сделать возврат по онлайн-кассе на ККТ «Меркурий», «АТОЛ» и «ШТРИХ-М»:

Отметим, что есть и чуть более простой способ исправления расчетов: если оказалось, что фискализирована сумма большая, чем требовалась (как вариант - если в чек включен лишний товар), то достаточно сформировать только чек «возврат прихода» на сумму превышения (и выдать покупателю данную сумму).

Понятно, что для совершения указанных операций, при которых применяется корректировочный чек, покупатель должен присутствовать в магазине. Поэтому, кассиру в указанных выше ситуациях нужно успеть привлечь внимание покупателя до того, как он ушел, либо дождаться следующего визита (либо связаться с ним тем или иным способом и попросить прийти в магазин).

Не считая действий, производимых непосредственно с онлайн-кассой, кассиру в силу должностных обязанностей может потребоваться поработать с рядом документов, которые применяются в сопровождение фискальных операций. Ознакомимся с ними подробнее.

Нюансы документооборота при фискальных операциях

К числу основных документов, которые ведет кассир, относятся:

1. Кассовая книга .

Она используется в целях документирования всех операций, связанных с приемом или выдачей денежных средств на предприятии. Сюда входят, в частности:

• прием денежных средств от покупателей (и выдача - при возврате товаров);
• выдача командировочных работникам, прием не освоенных в ходе командировки денежных средств;
• расчеты с контрагентами наличными.

Сам кассир отвечает, как правило, только за первый тип операций. Но в пределах своей компетенции ему нужно вести Кассовую книгу.

1. Расчетно-кассовые ордера (РКО), приходно-кассовые ордера (ПКО) .

На основе РКО и ПКО вносятся записи в Кассовую книгу. Собственно, все эти документы следует рассматривать в одном контексте - но каждый из них имеет специфику заполнения.

Отметим, что если работодатель кассира - ИП (или если сам ИП принимает оплату от покупателей), то Кассовую книгу, РКО и ПКО вести необязательно. Однако, ИП нужно вести другой документ - Книгу учета доходов и расходов.

Основной источник данных для заполнения РКО, ПКО и Книги учета доходов и расходов ИП - это отчет об окончании смены, который формируется на онлайн-кассе (как и обычный чек, он распечатывается на чековом принтере). Таким образом, отчет используется в качестве первичного учетного документа.

При этом, существует правило, по которому на каждую группу фискальных операций, объединенных определенным реквизитом «признак расчета» либо «признак способа расчета» должен составляться отдельный ПКО. То есть, на авансовые платежи составляется один ордер, а на те, что совершены в рамках обычной оплаты товара с его немедленным отпуском - другой ордер.

Отметим также, что если товар возвращается покупателем, то нет необходимости оформлять РКО. Вместо этого следует составить приходно-кассовый ордер на сумму, уменьшенную на величину стоимости возвращенного товара. Как вариант - нулевой ордер (при необходимости дополненный бухгалтерской справкой с пояснениями по поводу его составления).

Рассмотрим теперь еще один нюанс работы кассира - реагирование на сложные ситуации, которые могут возникать при работе с кассами.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

1. Отключение электричества .

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить - поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков - с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

• пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
• уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

1. Отключение интернета .

Это - самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное - обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней . Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение - хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна - прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками - аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально - с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

• фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
• если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
• направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили - рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

1. Форс-мажор .

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета - вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости - с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Если вы не знаете как выполняется поможет уяснить алгоритм этой процедуры.

Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф: